Home office tips

Minęły dwa tygodnie pracy w domu, kolejne wciąż przed nami.

Pierwsze koty za płoty, korzystając ze wskazówek innych albo metodą prób i błędów powoli wypracowujemy sobie optymalny sposób pracy w tym trybie.  Dla części z nas to jednak wciąż wyzwanie.

Jak jeszcze możemy sobie pomóc?

Ergonomia pracy w domu

Siedzenie samo w sobie prowadzi do wielu schorzeń ortopedycznych, a jeśli w dodatku siedzimy na kanapie z laptopem na kolanach to bóle pleców i nadgarstków pojawią się szybciej niż nam się wydaje (może już się pojawiły?). Zaleca się, by stać i chodzić kiedy tylko można. Pracujmy więc na stojąco. Jak? Potrzeba matką wynalazku – wystarczy kartonowe podwyższenie na biurku/stole. Rozmawiając przez telefon możemy chodzić po pokoju albo nawet maszerować w miejscu. Wykonujmy też ćwiczenia wzmacniające i rozciągające, by ograniczyć negatywne skutki siedzenia.

Organizacja pracy i komunikacja z innymi

Ustalmy z przełożonym i współpracownikami godziny pracy, w jakich możemy pracować w domu, uwzględniając warunki mieszkaniowe i techniczne oraz zobowiązania rodzinne.

Dbajmy o komfort nie tylko swój, ale też współpracowników. Znajdźmy przedział czasowy dostępny dla wszystkich i organizujmy wirtualne spotkania tylko w tych godzinach.

Nie oczekujmy pełnej i natychmiastowej dostępności on – line. Komunikacja mailowa niech będzie ograniczona do tematów, które mogą poczekać na odpowiedź np. do 24 godzin. Ustalmy za to tryb powiadomienia o sprawach pilnych, np. telefon czy powiadomienie sms.

W środowisku domowym występuje wiele dystraktorów (rodzina, lodówka…), nie dokładajmy więc sobie kolejnych. Niech nie rozprasza nas ciągle włączona skrzynka mailowa. Jeśli to możliwe, sprawdzajmy wiadomości 1 – 2 razy dziennie. To pozwoli nam efektywnie wykorzystać pozostały czas i „zanurzyć się” w zadaniach wymagających głębokiego skupienia.

W organizacji pracy (własnej i naszych domowników) może nam pomóc tablica Kanban. To prosta tabela (np. na karcie flipchart),  z trzema kolumnami: do zrobienia – w trakcie – zrobione. Wystarczy na początku tygodnia wypisać na kolorowych karteczkach post – it wszystkie zadania do wykonania na dany tydzień, a następnie codziennie monitorować ich status, przenosząc je pomiędzy kolumnami. Ważne, by jednocześnie nie pracować nad więcej niż trzema zadaniami (czyli do trzech karteczek w środkowej kolumnie 😊).

Jak zatem ustalić priorytety, którymi w danym momencie należy się zająć?

Tu można wykorzystać tzw. macierz (kwadrat) Eisenhowera, czyli podział zadań do wykonania na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne. Niezwłocznie zajmujemy się zadaniami ważnymi i pilnymi. Dla zadań ważnych, a niepilnych ustalamy deadline i konkretny termin, kiedy zajmiemy się ich realizacją. Zadania nieważne i pilne w miarę możliwości przekazujemy innym lub wplatamy ich realizację w wolny czas pomiędzy innymi zadaniami. Wreszcie, zadania nieważne i niepilne ograniczamy lub w ogóle z nich rezygnujemy.

Przerwy

Pamiętajmy  o przerwach. By nie zatracić się w pracy przyda nam się technika Pomodoro: pracujemy nad zadaniem 25 minut (ustawiamy minutnik 😊), po czym robimy 5 minut przerwy i wracamy do zadania. Po czterech takich cyklach czas na dłuższą przerwę (15 – 30 minut).

Wykorzystajmy przerwy na aktywność fizyczną! Dzięki temu poczujemy się lepiej, zarówno fizycznie jak i psychicznie. Kilka minut ćwiczeń, wykonywanych regularnie kilka razy dziennie ma dla zdrowia tak samo duże znaczenie, jak dłuższy trening po pracy.

Relacje

Izolacja jest dla istot społecznych nie lada wyzwaniem, zadbajmy więc o regularne kontakty ze współpracownikami. Sprzyja nam technologia – optymalną opcją będą wideokonferencje, na których damy sobie chwilę na „wspólną kawę” i rozmowę na tematy niezwiązane z pracą.

Wzajemne wsparcie jest w tym czasie szczególnie istotne. Bądźmy uważni na innych i  empatyczni,  szczerze zainteresujmy się współpracownikami. Czasem wystarczy zapytać: „Jak sobie radzisz? ” i  po prostu wysłuchać.  Troska i życzliwość wobec innych złagodzi negatywne emocje, również nasze. Cenna może być też wymiana praktycznych doświadczeń i dobrych praktyki np. jak sobie radzić z dystraktorami domowymi.

Pozytywne emocje i nastawienie

Nasze nastawienie ma bardzo duże znaczenie dla samopoczucia. Warto przemyśleć i przedyskutować ze współpracownikami potencjalne korzyści z home office (Czego możemy się nauczyć? Czego możemy się o sobie dowiedzieć? Czego możemy dowiedzieć się o nas jako zespole?). To może być dla nas cenna i rozwojowa lekcja.

W kryzysie możemy przeżywać różne negatywne emocje, takie jak: złość, smutek, lęk, napięcie, poczucie winy. To normalne, zaakceptujmy je.
Ponieważ jednak emocje negatywne mogą obecnie być dominujące i wpływać na wykonywaną przez nas pracę, poszukujmy aktywnie pozytywnych uczuć takich jak np.: rozbawienie, zachwyt, wdzięczność, nadzieja, inspiracja, zainteresowanie, radość, spokój, duma. Większość z nich możemy wzbudzić w kontakcie z naszymi współpracownikami czy przełożonym! Zadbajmy o to, by odrobina pozytywności towarzyszyła każdego dnia naszej pracy w domu.

Pamiętajmy i przypominajmy sobie: obecna sytuacja jest tymczasowa i za jakiś czas będziemy mogli wrócić do wszystkiego za czym tęsknimy, również do naszego biura.
Póki co wracajmy do naszych ulubionych miejsc i aktywności w wyobraźni, takie wizualizacje przyszłości mogą też być pomocne dla wzbudzenia pozytywnych uczuć (zwłaszcza nadziei).

Realizm i wyrozumiałość

Bądźmy wyrozumiali. To dla wszystkich nowa sytuacja, dla większości trudna. Nie oczekujmy od siebie i innych ciągłej pracy na najwyższych obrotach i pełnej wydajności. Jesteśmy ludźmi, nie robotami. 😊

 

 

 

Udostepnij

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email